ECONOMIA

di Redazione

Addio schede carburante, ecco le nuove regole per la fatturazione dei rifornimenti

Dal primo Gennaio 2019, con l'introduzione delle nuove norme legate alla fatturazione dell'acquisto di carburanti per professionisti e aziende, le schede carburante sono diventate obsolete. Diventa quindi difficile creare un documento contabile che contenga tutte le transazioni e l'importo totale mensile o trimestrale relativo ad un determinato veicolo aziendale.

Novità per gli acquisti carburante in ambito contabile.

Da Gennaio, quindi, ad ogni rifornimento carburante il distributore è obbligato ad emettere una fattura che, nonostante sia elettronica, andrà a sommarsi a tutte le altre creando molto più lavoro e confusione in contabilità. Inoltre, non sarà più possibile connettere le fatture alla targa del veicolo, il che significa dover rintracciare e ricollegare ogni veicolo alla giusta transazione.
Sopraggiunge allora la necessità di creare nuove soluzioni per risolvere il problema nato con le nuove misure legislative.

Convenzionati o no, le differenze.

Per iniziare, è necessario fare una distinzione tra le varie modalità di acquisto del carburante.
Dividiamo i distributori di benzina in due categorie: quelli convenzionati e quelli non convenzionati.
I primi sono quelli che fanno parte di una delle grandi catene delle compagnie petrolifere con cui l'azienda o il professionista ha un accordo di "netting" o un accordo di fatturazione differita. In questo caso, si riceverà una sola fattura a fine mese che include tutti i rifornimenti di tutte le autovetture e veicoli appartenenti alla ditta. Se si ha un contratto di netting, si riceve anche un elenco di tutte le transazioni del mese suddivise per fuel card (carta carburante). La targa dei veicoli non è presente in nessuno dei riepiloghi poiché non è obbligatorio dichiararla al momento del rifornimento.

I distributori non convenzionati sono di solito la maggior parte delle stazioni di servizio e anche quelli più utilizzati poiché scelti per il bisogno del momento.
In questi distributori, si ottiene una fattura per ogni pagamento e anche in questo caso il benzinaio non ha l'obbligo di indicare la targa del veicolo sulla ricevuta.

Registrazione e riconciliazione, come procedere.

Una volta che le fatture relative agli acquisti di carburante arrivano in amministrazione, si può scegliere di procedere in diversi modi. Le opzioni più gettonate sono due, registrarle immediatamente e solo successivamente riconciliarle oppure effettuare una registrazione sospesa fino alla completa riconciliazione.
Nel caso in cui la flotta aziendale sia omogenea per quanto riguarda la detraibilità IVA, si può optare per la registrazione immediata sia di fatture singole che dei riepiloghi mensili senza la necessità di conoscere la targa collegata ad ognuna di esse. L'ufficio contabile dovrà poi, in un secondo momento, rivedere il tutto e riconciliare le targhe alle relative fatture per garantire la corretta deducibilità dei costi.
Se la composizione della flotta aziendale non è omogenea, (ad esempio nel caso di vetture di tipo diverso come autocarri o auto in leasing) è solitamente preferibile identificare l'autovettura a cui le fatture si riferiscono prima di confermarne la registrazione.
Qualunque sia il procedimento scelto, l'amministrazione dovrà comunque provvedere al riconoscimento e riconciliazione di tutte le fatture e le targhe a cui sono collegate per non incappare in problemi fiscali. I contratti di netting vengono utili in questo caso grazie agli elenchi allegati alle fatture di fine mese con i dati relativi alle fuel card.
L'ultima cosa da controllare è che il pagamento sia stato fatto con carta di credito e non in contanti. Mentre si riconciliano le fatture con le targhe, è quindi opportuno aggiungere anche le informazioni riguardanti le modalità di pagamento; anche qui i contratti di netting possono aiutare poiché tutti i pagamento sono effettuati tramite le fuel card.


L'alternativa migliore

È chiaro dunque che, per far fronte alle nuove normative, le aziende dovranno cambiare ed adattarsi con nuove scelte organizzative mirate a migliorare l'efficienza della contabilità in modo da evitare sanzioni e allo stesso risparmiare denaro.
La soluzione migliore per le aziende presente sul mercato è quella di una carta prepagata (non collegata ad un conto aziendale per maggiore sicurezza) che riduca le modalità di pagamento ad un solo semplice metodo. Si può così assegnare una carta diversa ad ogni autovettura per tracciare tutte le transazioni velocemente ed evitando confusione.
Utilizzando i report delle transazione delle carte prepagate diventeranno poi la principale fonte di informazione per la riconciliazione delle fatture. Diventa così facile anche creare un'unica fattura che contenga un riepilogo di tutti i dettagli necessari al fine delle deduzioni IVA.
Questo tipo di approccio è di certo la soluzione migliore per tutte le aziende che dispongono di flotte medio - grandi e puntano ad ottenere la massima efficienza amministrativa.

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