LAVORO

di Redazione

Creazione Fatture: come velocizzare ed ottimizzare la procedura

Ottimizzare la gestione contabile di un'azienda e di un'attività professionale è un processo indispensabile in un mercato moderno in cui si richiede, precisione nei prodotti, velocità nella realizzazione dei servizi e professionalità.

In questa prospettiva creare una fattura in modo corretta permette di migliorare la produttività di un'impresa e la sua immagine agli occhi dei clienti. In questa guida andremo a considerare cosa sia una fattura, come compilarla e i vantaggi di utilizzare un software gestionale CRM.

Cosa sono le fatture e perché sono importanti

La parola fattura fa parte del linguaggio comune commerciale, identificando un documento cartaceo e oggi anche presente in versione digitale, attraverso il quale si dimostra l'avvenuta esecuzione di una prestazione o di un servizio da parte di un'azienda e di un professionista e se ne richiede il pagamento.

La fattura per essere considerata valida, in base alla normativa di legge dovrà contenere una serie di dati e di informazioni per identificare quale sia stato l'oggetto della prestazione e permette al cliente di eseguire il pagamento.

Compilare una fattura nel modo corretto è importantissimo sia dal punto di vista produttivo sia per ciò che concerne il rispetto della normativa fiscale. Infatti la fattura permette di ottenere, in linea di principio, il pagamento da parte del cliente, e in caso in cui questo non avvenga è l'unico documento che possa dimostrare le condizioni contrattuali previste.

Inoltre grazie ad essa sarà possibile avere una visione completa dell'andamento economico di un'azienda o di un'attività professionale, dato che offre una registrazione degli investimenti effettuati e degli incassi ottenuti.

Infine dal punto di vista fiscale, in base alle fatture emesse, verranno identificate le tasse da corrispondere allo Stato e in caso di errori nella compilazione anche eventuali sanzioni.

Le diverse tipologie di fatture

Oggi sono presenti differenti tipologie di fatture che si adattano a tutte le attività commerciali o professionali:

• Fattura base: è il formato più semplice, la quale prevede uno standard per la compilazione.

• Fattura commerciale: utilizzata in ambito di spedizione commerciali all'esterno contiene oltre ai dati della fattura base anche alcune informazioni aggiuntive.

• Fattura progressiva: viene impiegata per quelle prestazioni e attività che prevedono importi con pagamenti dilazionati.

• Fattura ricorrente: la sua emissione avviene in una data precisa che si ripete ogni mese.

• Fattura proforma: rilasciata al fornitore per indicare il costo di beni e servizi e come forma di impegno iniziale per la fornitura.

• Fattura basata sul valore: è realizzata in base alla quantità del lavoro effettuato da un professionista.

• Fattura a offerta fissa: impiegata in attività e progetti in cui viene indicato un prezzo fisso che può essere stabilito anticipatamente.

• Fattura in base al tempo: viene stabilito un prezzo base, definito tariffa oraria, al fine di calcolare il costo finale di una prestazione.
  

Come fare una fattura

La compilazione della fattura è un procedimento che richiede molta attenzione e soprattutto, per essere considerato come documento contabile valido per il pagamento, dovrà contenere una serie di informazioni ben precise. Scopriamo dunque come fare una fattura.

In primo luogo si dovrà introdurre un intestazione nella quale venga identificata la parola "fattura", la data in cui è stata emessa e un numero progressivo. Si potrà inserire anche il logo dell'azienda, ma è indispensabile che siano presenti i dati societari con la ragione sociale intera, l'indicazione della partita IVA e dell'IBAN per il relativo pagamento che dovrà essere intestato alla società.

Nella parte centrale della fattura devono essere presenti le informazioni che riguardano la prestazione avvenuta o il prodotto fornito. Sarà necessario indicare l'oggetto della prestazione specificando le quantità e la tipologia di servizio.

Invece, nel caso in cui sia una fattura in base al tempo, si dovrà indicare la tariffa oraria della prestazione e il totale delle ore eseguite. Inoltre sarà possibile introdurre un prezzo corrispondente a ogni elemento oggetto della fattura, oppure direttamente il costo unitario finale.

Questo valore dovrà essere indicato prima al netto dell'imposta, specificando l'aliquota IVA applicata, in modo separato, e poi con il totale complessivo.

Infine sarà necessario indicare i termini di pagamento, se per esempio è prevista una ricorrenza mensile o una data di scadenza, e come effettuare il pagamento.

I vantaggi di un software CRM nella gestione delle fatture

Grazie alla digitalizzazione e all'introduzione di software di Customer Relationship Management la creazione e la gestione delle fatture è stata ottimizzata, con numerosi vantaggi:

• Personalizzazione: sarà possibile personalizzare la propria fattura introducendo il logo e una grafica che sia uguale in modo da offrire al cliente ,massima chiarezza e una specifica identità.

• Compilazione automatica: creare una fattura è molto semplice, dato che i dati e le informazioni sono già presenti all'interno del database del CRM e quindi sarà possibile ottenere subito quegli elementi necessari per conoscere la tipologia di prestazione richiesta dal cliente, il costo e le modalità di pagamento.

• Gestione delle risorse: grazie alla velocità di compilazione, il personale preposto alla contabilità potrà essere impiegato ad altre attività che permettano di aumentare la produttività dell'azienda.

• Eliminazione di errori: il software CRM permette di eliminare qualunque forma di errore nella compilazione, evitando anche di creare duplicati. Inoltre grazie alla condivisione Cloud delle informazioni, si saprà in ogni momento qual è lo stato dei pagamenti di un cliente evitando eventuali solleciti già effettuati e non necessari.

• Aumento della produttività: il software CRM permette di creare un sistema a scadenze ben precise, generando le fatture e rispettando le date di pagamento. In questo modo si avrà la possibilità di ottenere i pagamenti in tempo, senza ritardi aumentando il flusso di cassa dell'azienda. Inoltre il cliente sarà più soddisfatto e percepirà una maggiore attenzione nei suoi riguardi aumentando anche la sua soddisfazione.
  

Conclusioni sulla realizzazione delle fatture

L'introduzione di sistemi gestionali come i CRM nella compilazione della fattura ha reso la creazione di questo documento una realtà automatizzata, senza la necessità di assistenza da parte di consulenti esterni, permettendo all'azienda di acquisire una completa autonomia gestionale.

Creare una fattura non richiede più risorse eccessive di personale e tempo, con continui controlli per le scadenze e i pagamenti, ma tutto il processo è stato semplificato, reso sicuro e soprattutto produttivo per l'azienda.