Difficoltà con lo smart working? 4 semplici strumenti per uffici da remoto

4' di lettura Ancona 17/07/2020 - Fino a qualche mese una soluzione adottata solo da realtà particolarmente votate all’innovazione mentre, oggi, un metodo di lavoro divenuto la norma per piccole, medie e grandi imprese: lo smart working ha rivoluzionato giornate e vite di tanti professionisti, ma non sempre in modo positivo.

Mantenere un filo diretto con i colleghi, organizzare le attività, avere accesso a dati e informazioni e condividere i progetti rappresentano operazioni essenziali e all’ordine del giorno per qualunque ufficio. Fortunatamente, per ogni esigenza esiste ormai una moltitudine di strumenti digitali pensati ad hoc, in grado di accorciare le distanze e superare le difficoltà del lavoro da remoto.

Di seguito, trovi la nostra selezione di tool, free e non, per migliorare la produttività in smart working.

Come effettuare video conferenze?

Le difficoltà di comunicazione rappresentano il primo, essenziale problema che si viene a creare quando i gruppi di lavoro operano a distanza.

Per organizzare chiamate o videochiamate di gruppo nel giro di pochi minuti, tuttavia, bastano un computer o uno smartphone dotati di fotocamera e un applicativo online come Zoom.

Disponibile per computer desktop, notebook e dispositivi mobile, Zoom è un pratico servizio che permette di dar vita a riunioni virtuali stabilendo una data e un orario e inviando un semplice link di invito ai vari partecipanti (o in alternativa un codice ID che identifica la sessione di gruppo).

Pratico e intuito, Zoom è attualmente lo strumento più diffuso e utilizzato al mondo per videoconferenze e riunioni in modalità smart, in virtù della sua semplicità, ma anche della buona qualità audio e video garantita.

Unica pecca, il limite di durata di 40 minuti di ciascuna sessione di gruppo, previsto per la versione free dello strumento.

Come accedere a notizie e informazioni fresche di stampa?

Per molti uffici la consultazione di articoli, notizie, dati e informazioni riportati dalle principali testate italiane e internazionali rappresenta un’attività indispensabile, svolta con frequenza quotidiana. Ovviamente però, accedere liberamente alle copie fisiche o ai diversi abbonamenti digitali impiegati per la rassegna stampa si trasforma in un compito gravoso se svolto da caso, se non del tutto impossibile a causa dei limiti di accesso posti dagli editori per le copie digitali.

Per ottimizzare queste attività basta ricorrere ad uno strumento come Simul News, un pratico applicativo per la rassegna stampa in formato digitale, grazie al quale è possibile sottoscrivere abbonamenti selezionando esclusivamente i quotidiani, i giornali, le riviste e/o i periodici di interesse, scegliendo tra un vasto catalogo con tutto il meglio dell’informazione nazionale ed estera.

Tramite un semplice e funzionale sfogliatore online, Simul News permette di consultare le copie in formato PDF di tutte le testate acquistate, aggiungendo tutta una serie di efficienti strumenti, utili, ad esempio, per ritagliare articoli o passaggi di particolare interesse, per condividere con colleghi e collaboratori news di rilievo e, addirittura, per impostare alert automatici che inviano segnalazioni in relazioni a specifici termine oggetto di monitoraggio (una funzione particolarmente utile per tutte le attività di brand monitoring).

Come organizzare le attività suddividendo i task?

Tra i pericoli maggiori del lavoro da remoto c’è un incremento delle tempistiche necessarie per l’organizzazione delle attività e l’assegnazione dei task ai vari membri del team.

Per ottimizzare questo essenziale compito, vengono in nostro aiuto strumenti nati proprio allo scopo di semplificare i processi di lavoro e la gestione dei processi, come Trello.

Questo tool online, che già nella versione free propone un ampio ventaglio di strumenti, consente la creare delle “bacheche”, ovvero delle vere e proprie lavagne digitali sulla quale è possibile segnare e affiggere informazioni, note e liste, ma anche verificare il progresso dei vari task inseriti, aggiungerei file in allegato (con un peso massimo pari a 10 MB) e accedere ad una lunga serie di funzioni ideali per monitorare passo passo lo sviluppo di un progetto coinvolgendo in tempo reale l’intero team.

Come condividere file di grandi dimensioni?

Lo scambio di file e documenti di dimensioni importanti è un’altra attività di routine per i team che collaborano ad un medesimo progetto. La lontananza dall’ufficio, tuttavia, rende complesso il ricorso a memorie condivise o ad altri supporti, mentre l’invio di email con allegati risulta una soluzione poco pratica in primis per via dei tempi richiesti.

Servizi come WeTransfer risolvono il problema alla radice, consentendo di effettuare l’upload dei file direttamente sui server dei servizio; una volta concluso il caricamento, si riceverà quindi un’email contenente il link per il download, da condividere con colleghi, collaboratori e/o clienti.

WeTransfer consente di caricare gratuitamente file con una dimensione massima pari a 2 GB. Nella versione free del servizio, i documenti caricati vengono conservati online per un periodo pari a 7 giorni.






Questo è un articolo pubblicato il 17-07-2020 alle 09:18 sul giornale del 17 luglio 2020 - 46 letture

In questo articolo si parla di attualità, redazione, articolo