LAVORO

di Redazione

Software gestionali: come valutare il costo reale per le imprese marchigiane

I software gestionali rappresentano una soluzione sempre più diffusa presso le imprese che desiderano ottimizzare la propria operatività, intervenendo sul flusso documentale e non solo.

C’è un errore, tuttavia, che risulta alquanto comune, presso le PMI marchigiane così come presso quelle dell’intero panorama nazionale: pensare che il valore reale di tale opzione risieda soltanto nel puro e semplice costo economico. Parliamo invece di una tipologia di programmi che dovrebbero essere intesi in primo luogo come opportunità, vediamo perché.

Quanto costa un gestionale? Cosa c’è dietro il prezzo

Le aziende, così come i consumatori, sono solite considerare più proposte prima di fare qualsiasi acquisto. Questo perché più preventivi tendono a indicare canoni anche molto diversi, ma il confronto ha senso soltanto se si comprende che cosa è incluso in ciascuna proposta.

Per quanto riguarda il software gestionale, nelle versioni più innovative esso comprende generalmente più strumenti, configurati in base alle attività dell’impresa e al numero di persone che li utilizzeranno.

È il caso della suite GIS distribuita da Ranocchi Fabriano, realtà con sede in provincia di Ancona. La sua offerta contempla soluzioni rivolte ad aziende, commercialisti e consulenti del lavoro, aventi funzioni differenti e modulabili a misura della singola azienda. Alla luce di tale personalizzazione, non viene indicato un prezzo valido per tutti: il preventivo dipende dalla configurazione richiesta e dalle esigenze di chi userà il software.

Quando si esamina quanto costa un gestionale occorre quindi valutare cosa offre il singolo software. Entriamo ora più nei dettagli su tale questione.

Quali funzioni servono davvero all’impresa?

Il primo passo consiste nell’individuare le attività che il gestionale dovrà seguire ogni giorno. Un’azienda potrebbe aver bisogno di organizzare ordini, magazzino e fatturazione; uno studio professionale, invece, potrebbe orientarsi più verso strumenti dedicati alla contabilità o all’elaborazione delle paghe. Le funzioni richieste incidono sulla scelta dei programmi e, di conseguenza, sul costo. Conviene quindi distinguere ciò che serve subito da ciò che potrebbe diventare utile in seguito.

C’è poi un errore da evitare il più possibile: acquistare funzionalità destinate a restare inutilizzate. Ciò comporta di aumentare la spesa senza creare un beneficio reale per migliorare il lavoro. Un altro errore – che poi è l’altra faccia della medesima medaglia – è scegliere una soluzione troppo limitata. Questa opzione è onerosa perché può rendere necessari successivi interventi di adeguamento.

L’ideale è dunque indirizzarsi verso una composizione modulare, come quella della suite GIS by Ranocchi Fabriano, che offre un esempio concreto di quanto le esigenze operative pesino sulla definizione dell’offerta, nel breve e nel medio-lungo periodo. Perché ogni azienda è in costante evoluzione e un gestionale di ultima generazione dovrebbe adattarsi a questo aspetto fin dagli inizi.

Quanto costa avviare il software?

Al canone o alla licenza del programma possono aggiungersi le spese necessarie per rendere il gestionale operativo. Configurazione e formazione sono due voci da chiarire prima di firmare: il programma deve essere impostato secondo i processi dell’impresa e le persone devono imparare a utilizzarlo.

Se si passa da un sistema precedente a uno nuovo, occorre valutare anche la migrazione dei dati: trasferire soltanto alcune informazioni iniziali è diverso dal recuperare uno storico più ampio, perché eventuali collegamenti con altri strumenti aziendali e personalizzazioni possono incidere ulteriormente sul lavoro di avvio.

Gli aspetti analizzati devono essere tutti descritti nel preventivo, indicando quali interventi sono compresi e quali richiedono un costo aggiuntivo.

Che cosa comprende il costo nel tempo?

Il prezzo iniziale non esaurisce la valutazione, sempre per il discorso che il gestionale dovrebbe evolversi insieme all’azienda. Non parliamo, nelle versioni di ultima generazione, di un programma statico.

A tal proposito, un’impresa dovrebbe sapere quali servizi riceverà durante l’utilizzo: che tipo di assistenza è prevista, se gli aggiornamenti sono inclusi e come cambierà la spesa qualora servissero nuovi moduli o più accessi.

Anche la durata del contratto merita attenzione. Una formula mensile e un impegno annuale possono offrire condizioni differenti; per confrontarli occorre considerare sia il costo complessivo sia la flessibilità di cui l’impresa ha bisogno. Solo mettendo insieme avvio, utilizzo e servizi è possibile capire quanto il gestionale inciderà davvero tanto sul bilancio aziendale quanto sull’operatività nel tempo.

Nota finale: perché il prezzo più basso non è indice reale di convenienza

Alla luce di quanto analizzato, è facile intuire come non sempre per le imprese marchigiane il prezzo più basso sia sinonimo reale di convenienza, anzi, un importo troppo contenuto può indicare una versione troppo basilare: può convenire oggi, ma già risultare superato domani.